الجهة المصرح لها في كل دولة اسلامية والمسئولة عن تنظيم وإدارة الحجاج القادمين من الدول الاسلامية
ليتمكن مكتب شؤون الحج من استخدام بوابة المسار الإلكتروني لحجاج الخارج يجب توقيع الاتفاقية مع وزارة الحج و تحديد الحصة والمفوض.
بعد توقيع المحضر و إعتماده في النظام من قبل الوزارة يجب على المفوض انشاء اسم مستخدم وكلمة مرور للدخول لبوابة المسار الإلكتروني لحجاج الخارج.
يجب على كل مكتب شؤون حج تحديد وتفعيل جميع المنظمين التابعين لهم وتحديد حصصهم و اعتماد مفوضيهم
لكي يتمكن مكتب شؤون الحج من ابرام العقود مع مزودي الخدمات و العمل في الموسم يجب توفير الضمانات اللازمة.
من متطلبات اصدار تأشيرات الحجاج على مكاتب شؤون الحج توفير خدمات السكن والنقل والاعاشة للحجاج اثناء تواجدهم في المملكة لأداء فريضة الحج